» المكاتب الإدارية » مكتب الشؤون الإدارية والمالية

 

  مكتب الشؤون الإدارية والمالية  

المهام الادارية : .

  • تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.
  • القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية.
  • إبلاغ الجامعة باحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث.
  • الإشراف على استخدام سيارات الكلية.
  • الإشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة.
  • الإشراف على مقصف الكلية.
  • حصر احتياجات الكلية من القوى العاملة من موظفين ومنتجين وإخطار الجامعة بها.
  • اتخاذ إجراءات منح الإجازات بأنواعها وإخطار الكلية بها.
  • اتخاذ إجراءات تحويل الموظفين والمنتجين للعلاج.
  • إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين.
  • مراقبة حضور وانصراف الموظفين والمنتجين طبقاً للقواعد التي تقررها الكلية في هذا الشأن.
  • توزيع الموظفين والمنتجين على وحدات إدارة الكلية بعد موافقة عميد الكلية.
  • إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين والمنتجين.
  • إبداء الرأي في شأن نقل وندب وإعارة موظفي ومنتجي الكلية.
  • اتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهي منهم عمله بالكلية.
  • إعداد البيانات والإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
  • أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير.
  • تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها لأجهزة المختصة.
  • تسليم المكاتبات الصادرة من أجهزة الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.
  • حفظ صور المكاتبات بالملفات المخصصة لها.
  • متابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.
  • القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الكلية.
  • تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقاً لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428م المشار إليه ولائحته التنفيذية.
  • القيام بخدمات الاستقبال لضيوف الكلية وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين.
  • إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
  • اتخاذ إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
  • إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها.
  • تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات والملفات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة الأزمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها.
  • القيام بأعمال الصيانة الأزمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها.
  • إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية.
  • تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم.
  • تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة وغيرها من الأعمال الاجتماعية والاحتفالات الوطنية والقومية.
  • تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية وأقسامها المختلفة.
  • المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.

المهام المالية :.

  • إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين.
  • المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي.
  • إعداد المقايسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمختصين بالكلية.
  • تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
  • إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقاً للوائح والتعليمات وإحالتها إلى حسابات أو خزينة الكلية لصرفها طبقاً للوائح والتعليمات.
  • المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
  • تولي السجلات والدفاتر وإجراء القيود اللازمة أولاً بأول ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
  • التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
  • القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب وإعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها إلى حد إعادة الطلب.
  • القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص أو زيادة وفقاً للتشريعات السارية.
  • المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الإدارة.
  • إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط الوحدة.
  • تولي حساب سلفة النثريات بالكلية.
  • القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.
  • تحصيل الإرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
  • استلام وتوثيق الكتب المنهجية والمرجعية وبيعها وفق إيصالات مالية مختومة من خزينة الكلية.