مكتب الشؤون الإدارية والمالية

• يضم المكتب الأقسام والوحدات التالية:أولاً: قسم الشؤون الإداريةوتتبعه وحدات (المحفوظات، شؤون الموظفين، والخدمات) وتختص كل وحدة منها بما يلي:أ) وحدة المحفوظات:
  • مباشرة أعمال البريد الصادر والوارد، وحفظ صور المراسلات بالملفات والسجلات المخصصة لها.
  • طباعة الرسائل الصادرة عن المركز بالإضافة إلى مهمة تصوير نسخ عنها حسب الضرورة.
  • توزيع البريد وتسليم المراسلات للجهات ذات العلاقة.
  • إعداد الطلبيات وتسلمها من المخازن بناء على احتياجات الأقسام والمكاتب بالمركز.

  ب) وحدة شؤون الموظفين:

  • حصر احتياجات المركز من الموظفين والعاملين، وإعداد البيانات عنهم والإحصائيات الخاصة بهم.
  • فتح ملفات فرعية للموظفين والعاملين، وكذلك تجهيز التقارير السنوية الخاصة بهم.
  • اتخاذ إجراءات منح الإجازات للموظفين وإبداء الرأي بشأن نقلهم أو ندبهم أو إعارتهم.
  • متابعة الحضور والانصراف للموظفين والعاملين بالمركز، وإبلاغ الإدارة بأي مخالفات تقع داخل المركز.

  ج) وحدة الخدمات:

  • القيام بأعمال النظافة والمقهى والاهتمام بخدمات النقل والتجهيز داخل المركز.
  • التنسيق مع الإدارة العامة للجامعة في برنامج الحراسة لمباني المركز ومنشآته.

   

  ثانياً: قسم الشؤون المالية

  ويضم وحدات (الخزينة، الاستثمار وتنمية الموارد) وتختص كل وحدة منها بما يلي:

  أ) وحدة الخزينة:

  • الإعداد والصرف للمزايا المقررة للعاملين بالمركز.
  • المشاركة في إعداد الجرد السنوي والدوري والفجائي.
  • صرف العهد المالية المؤقتة والمستديمة والقيام بإجراء التسويات اللازمة لها في المواعيد المحددة.
  • مسك السجلات والدفاتر المالية والإجراءات والقيود اللازمة لذلك.
  • إعداد التقارير المالية السنوية بشأن قفل الميزانية في نهاية كل سنة مالية.
  • إجراء المطابقات اللازمة لحساب المركز بالمصاريف، وإعداد مذكرات لتسوية الفروقات.
  • تحصيل الإيرادات والرسوم وعوائد الانتفاع وإيداعها في الحساب الخاص بالمركز.
  • القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح المعمول بها والتعليمات الخاصة بالمركز.
  • صرف قيم تذاكر السفر للموفدين في مهام رسمية، وصرف السلف المالية اللازمة على حساب علاوة السفر والمبيت.

   

  ب) وحدة الاستثمار وتنمية الموارد:

  • العمل على إعداد السجلات الخاصة بالبرامج والمشروعات التنموية التي تساعد في زيادة إرادات المركز.
  • إعداد المقترحات وعرضها على إدارة المركز للموافقة عليها بحسب اللوائح والقوانين المعمول بها داخل المركز.