الرئيسية  » مكتب الشؤون الإدارية والمالبة

ويتولى مكتب الشؤون الإدارية والمالية الإشراف على الأقسام التالية:

أ) قسم الشؤون الإدارية والخدمات: ويتولى القسم الاختصاصات الآتية:

• تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.
• القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية.
• إبلاغ الجامعة باحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث
• الإشراف على استخدام سيارات الكلية.
• الإشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة.
• الإشراف على مقصف الكلية.
• حصر احتياجات الكلية من القوى العاملة من موظفين ومنتجين وإخطار الجامعة بها.
• مسك ملفات فرعية للموظفين والمنتجين.
• اتخاذ إجراءات منح الإنجازات بأنواعها وإخطار الكلية بها.
• اتخاذ إجراءات تحويل الموظفين والمنتجين للعلاج.
• إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين.
• مراقبة حضور وانصراف الموظفين والمنتجين طبقاً للقواعد التي تقررها الكلية في.
• توزيع الموظفين والمنتجين على وحدات إدارة الكلية بعد موافقة عميد الكلية.
• إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين والمنتجين.
• إبداء الرأي في شأن نقل وندب وإعارة موظفي ومنتجي الكلية.
• اتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهي فترة عمله بالكلية.
• إعداد البيانات والإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
• أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير.
• تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها للأجهزة المختصة.
• تسليم المكاتبات الصادرة من أجهزة الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.
• حفظ صور المكاتبات بالملفات المخصصة لها.
• متابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.
• القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الكلية.
• تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقاً لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428م المشار إليه، ولائحته التنفيذية.
• القيام بخدمات الاستقبال لضيوف الكلية، وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين.
• إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
• اتخاذ إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
• إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية، بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها.
• تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات والملفات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة اللازمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها.
• القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها.
• إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية.
• تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم.
• تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة، وغيرها من الأعمال الاجتماعية والاحتفالات الوطنية والقومية.
• تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية وأقسامها المختلفة.
• المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط القسم.

ب) قسم الشؤون المالية والمخازن:
ويتولى القسم الاختصاصات الآتية :

• إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين.
• المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي.
• إعداد المقايسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمختصين بالكلية.
• تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية، وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء، واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
• إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقاً للوائح والتعليمات وإحالتها إلى خزينة الكلية لصرفها طبقاً للوائح والتعليمات.
• المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
• مسك السجلات والدفاتر المخزنية وإجراء القيودات اللازمة أولاً بأول، ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
• التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
• القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب، وإعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها إلى حد إعادة الطلب.
• القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص أو زيادة وفقاً للتشريعات السارية.
• المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الإدارة.
• إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط الوحدة.
• مسك حساب سلفة النثريات بالكلية.
• القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.
• تحصيل الإيرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
• استلام وتوثيق الكتب المنهجية والمرجعية وبيعها وفق إيصالات مالية مختومة من خزينة الكلية.

للتواصل مع مدير مكتب الشؤون الإدارية والمالية بالكلية

ترسل المرفقات (إن وجدت) على البريد الإلكتروني لمدير مكتب الشؤون الإدارية والمالية بالكلية (dafa.marine@asmarya.edu.ly).