يتولى مكتب الشؤون الإدارية والمالية الإشراف على الأقسام التالية:

• أ) قسم الشؤون الإدارية والخدمات:يتولى القسم الاختصاصات التالية:
  • تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.
  • القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية.
  • إبلاغ الجامعة باحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث.
  • الإشراف على استخدام سيارات الكلية.
  • الإشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة.
  • الإشراف على مقصف الكلية.
  • حصر احتياجات الكلية من القوى العاملة من موظفين ومنتجين وإخطار الجامعة بها.
  • إمساك ملفات فرعية للموظفين والمنتجين.
  • اتخاذ إجراءات منح الإنجازات بأنواعها وإخطار الكلية بها.
  • اتخاذ إجراءات تحويل الموظفين والمنتجين للعلاج.
  • إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين.
  • مراقبة حضور وانصراف الموظفين والمنتجين طبقاً للقواعد التي تقررها الكلية في هذه الأحوال.
  • توزيع الموظفين والمنتجين على وحدات إدارة الكلية بعد موافقة عميد الكلية للكلية.
  • إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين والمنتجين.
  • إبداء الرأي في شأن نقل وندب وإعارة موظفي ومنتجي الكلية.
  • اتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهي فترة عمله بالكلية.
  • إعداد البيانات والإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
  • أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير.
  • تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها للجهات المختصة.
  • تسليم المكاتبات الصادرة من الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.
  • حفظ صور المكاتبات بالملفات المخصصة لها.
  • متابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.
  • القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الكلية.
  • تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقاً لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428م المشار إليه، ولائحته التنفيذية.
  • القيام بخدمات الاستقبال لضيوف الكلية، وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين.
  • إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
  • اتخاذ إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
  • إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية، بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها.
  • تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات والملفات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة اللازمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها.
  • القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها.
  • إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية.
  • تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم.
  • تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة، وغيرها من الأعمال الاجتماعية والاحتفالات الوطنية والقومية.
  • تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية وأقسامها المختلفة.
  • المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط القسم.

  ب) قسم الشؤون المالية والمخازن:
  يتولى القسم الاختصاصات الآتية :

  • إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين.
  • المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي.
  • إعداد المقايسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمختصين بالكلية.
  • تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية، وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء، واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
  • إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقاً للوائح والتعليمات وإحالتها إلى أو خزينة الكلية لصرفها طبقاً للوائح والتعليمات.
  • المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط القسم.
  • مسك السجلات والدفاتر المخزنية وإجراء القيودات اللازمة أولاً بأول، ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
  • التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
  • القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب، وإعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها إلى حد إعادة الطلب.
  • القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص أو زيادة وفقاً للتشريعات السارية.
  • المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الإدارة.
  • إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط القسم.
  • مسك حساب سلفة النثريات بالكلية.
  • القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.
  • تحصيل الإيرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
  • استلام وتوثيق الكتب المنهجية والمرجعية وبيعها وفق إيصالات مالية مخزنة من خزينة الكلية.