الرئيسية » مكتب الشؤون الإدارية والمالية

المهام الادارية : 

• تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.
• القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية.
• إبلاغ الجامعة باحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث.
• الإشراف على استخدام سيارات الكلية.
• الإشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة.
• الإشراف على مقصف الكلية.
• حصر احتياجات الكلية من القوى العاملة من موظفين ومنتجين وإخطار الجامعة بها.
• اتخاذ إجراءات منح الإجازات بأنواعها وإخطار الكلية بها.
• اتخاذ إجراءات تحويل الموظفين والمنتجين للعلاج.
• إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين.
• مراقبة حضور وانصراف الموظفين والمنتجين طبقاً للقواعد التي تقررها الكلية في هذا الشأن.
• توزيع الموظفين والمنتجين على وحدات إدارة الكلية بعد موافقة عميد الكلية.
• إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين والمنتجين.
• إبداء الرأي في شأن نقل وندب وإعارة موظفي ومنتجي الكلية.
• اتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهي منهم عمله بالكلية.
• إعداد البيانات والإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
• أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير.
• تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها لأجهزة المختصة.
• تسليم المكاتبات الصادرة من أجهزة الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.
• حفظ صور المكاتبات بالملفات المخصصة لها.
• متابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.
• القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الكلية.
• تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقاً لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428م المشار إليه ولائحته التنفيذية.
• القيام بخدمات الاستقبال لضيوف الكلية وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين.
• إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
• اتخاذ إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
• إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها.
• تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات والملفات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة الأزمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها.
• القيام بأعمال الصيانة الأزمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها.
• إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية.
• تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم.
• تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة وغيرها من الأعمال الاجتماعية والاحتفالات الوطنية والقومية.
• تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية وأقسامها المختلفة.
• المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.

المهام المالية :.

• إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين.
• المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي.
• إعداد المقايسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمختصين بالكلية.
• تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
• إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقاً للوائح والتعليمات وإحالتها إلى حسابات أو خزينة الكلية لصرفها طبقاً للوائح والتعليمات.
• المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
• تولي السجلات والدفاتر وإجراء القيود اللازمة أولاً بأول ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
• التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
• القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب وإعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها إلى حد إعادة الطلب.
• القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص أو زيادة وفقاً للتشريعات السارية.
• المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الإدارة.
• إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط الوحدة.
• تولي حساب سلفة النثريات بالكلية.
• القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.
• تحصيل الإرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
• استلام وتوثيق الكتب المنهجية والمرجعية وبيعها وفق إيصالات مالية مختومة من خزينة الكلية.