الرئيسية» الهيكل الإداري» مكتب الشؤون الإدارية والمالية
مهام مكتب الشؤون الإدارية والخدمات
يتولى مكتب الشؤون الإدارية والمالية الإشراف على الأقسام التالية:
أ) قسم الشؤون الإدارية والخدمات:
ب) قسم الشؤون المالية والمخازن:
أ) قسم الشؤون الإدارية والخدمات: ويتولى القسم الاختصاصات الآتية:
- تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.
- القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية.
- إبلاغ الجامعة باحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث
- الإشراف على استخدام سيارات الكلية.
- الإشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة.
- الإشراف على مقصف الكلية.
- حصر احتياجات الكلية من القوى العاملة من موظفين ومنتجين وإخطار الجامعة بها.
- إمساك ملفات فرعية للموظفين والمنتجين.
- اتخاذ إجراءات منح الإنجازات بأنواعها وإخطار الكلية بها.
- اتخاذ إجراءات تحويل الموظفين والمنتجين للعلاج.
- إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين.
- مراقبة حضور وانصراف الموظفين والمنتجين طبقاً للقواعد التي تقررها الكلية في.
- توزيع الموظفين والمنتجين على وحدات إدارة الكلية بعد موافقة عميد الكلية للكلية.
- إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين والمنتجين.
- إبداء الرأي في شأن نقل وندب وإعارة موظفي ومنتجي الكلية.
- اتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهي فترة عمله بالكلية.
- إعداد البيانات والإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
- أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير.
- تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها للأجهزة المختصة.
- تسليم المكاتبات الصادرة من أجهزة الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.
- حفظ صور المكاتبات بالملفات المخصصة لها.
- متابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.
- القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الكلية.
- تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقاً لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428م المشار إليه، ولائحته التنفيذية.
- القيام بخدمات الاستقبال لضيوف الكلية، وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين.
- إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
- اتخاذ إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
- إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية، بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها.
- تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات والملفات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة اللازمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها.
- القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها.
- إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية.
- تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم.
- تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة، وغيرها من الأعمال الاجتماعية والاحتفالات الوطنية والقومية.
- تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية وأقسامها المختلفة.
- المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط القسم.
ب) قسم الشؤون المالية والمخازن: ويتولى القسم الاختصاصات الآتية:
- إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين.
- المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي.
- إعداد المقايسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمختصين بالكلية.
- تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية، وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء، واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
- إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقاً للوائح والتعليمات وإحالتها إلى أو خزينة الكلية لصرفها طبقاً للوائح والتعليمات.
- المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
- إمساك السجلات والدفاتر المخزنية وإجراء القيودات اللازمة أولاً بأول، ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
- التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
- القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب، وإعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها إلى حد إعادة الطلب.
- القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص أو زيادة وفقاً للتشريعات السارية.
- المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الإدارة.
- إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط الوحدة.
- إمساك حساب سلفة النثريات بالكلية.
- القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.
- تحصيل الإيرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
- استلام وتوثيق الكتب المنهجية والمرجعية وبيعها وفق إيصالات مالية مخزنة من خزينة الكلية.
للتواصل مع المكتب
لإرسال المرفقات (إن وجدت) عبر البريد الإلكتروني لمدير مكتب الشؤون الإدارية والمالية (aao.sci@asmarya.edu.ly)
البريد الإلكتروني
info@sci.asmarya.edu.ly
الهاتف
(218) 91 720 4466
(218) 91 720 5566
العنوان
زليتن / طريق القزاحية
عدد الزوار
أوقات العمل :
الأيام : الأحد- الخميس
التوقيت : 8:00 صباحًا - 2:00 مساءً